Een gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van het publiek domein. Maar dit betekent eveneens dat de ploegen die op het terrein het onderhoud uitvoeren degelijk moeten worden aangestuurd en tevens dat zij weten waar en wat ze precies moeten uitvoeren. Door de werk-orders nu te koppelen aan de inventaris van het openbaar domein is het mogelijk om voor de werk-orders precies de objecten te koppelen. Dit laat tevens toe om een goed overzicht te bekomen van welke taken er zijn gepland, welke taken moeten worden uitgevoerd, maar eveneens belangrijk bij de objecten te kunnen nagaan wat er reeds werd uitgevoerd. Zo kan je komen tot een planmatige aanpak en een degelijke (geo)-overzicht. 

GGINO (Gegevensmodel voor Gemeentelijke INventarisaties in het Openbaar domein; zie ook de blog van 31 Augustus 2016) is een relationeel datamodel opgesteld door de stad Aalst om een overzicht te hebben over alle beheerobjecten in het publieke domein. Dit gegevensmodel kan nu gebruikt worden in combinatie met verscheidene applicaties.

Wanneer u als gemeente uw data via het GGINO hebt gestructureerd kunt u deze gebruiken voor het onderhoud van het openbaar domein.

Aansturen van teams m.b.v. de Werk-orders gekoppeld aan het openbaar domein

Een gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van het publieke domein zoals parken en andere groenvoorzieningen. Geografisch gelinkte werk-orders kunnen helpen bij het aansturen van de mobiele terreinteams door één of meerdere dispatchers. We nemen het voorbeeld van het snoeien en onderhouden van de bomen in het park. Na het doorkomen van zwaar stormweer kan het zijn dat er enkele bomen zwaar beschadigd zijn en deze moeten worden gesnoeid.

Nadat terreinobservaties noodzakelijke opdrachten aan het licht hebben gebracht kunnen deze beheerd worden met behulp van de Werk-orders gekoppeld aan de geografische informatie. Eén of meerdere dispatchers kunnen dan de noodzakelijke opdrachten voor een element toewijzen aan één van de mobiele teams die zich op het terrein bevinden.

Om gebruik te maken van de Workforce navigeert u naar http://workforce.arcgis.com/ . Hier kunt u zich aanmelden met u ArcGIS Online gegevens.

Daarna kunt u kiezen tussen bestaande projecten of kan u een nieuw project aanmaken. Wanneer u ervoor kiest een nieuw project aan te maken vult u eerst een naam en kleine beschrijving in, daarna wordt u project gecreëerd en volgt de setup van het project via 3 bijkomende eenvoudige stappen. Eerst worden alle mogelijke taken opgelijst die zullen uitgevoerd moeten worden, daarna worden Mobile workers en eventueel extra Dispatchers  (toelichten)toegevoegd (de persoon die het project aanmaakt is sowieso reeds dispatcher rol in zijn project). Via Advanced instellingen kunnen er nog extra functionaliteiten worden toegevoegd zoals App Integration of Location tracking dat toelaat te zien waar de mobiele ploegen zijn wanneer ze onderhoudswerkzaamheden aan het uitvoeren zijn. In dit voorbeeld dus het snoeien van drie bomen na stormschade.

De Workforce laat toe om twee verschillende kaarten te gebruiken, één voor de Dispatchers en één voor de mobiele ploegen. Om de gewenste data in uw kaarten te displayen voegt u gewoon enkele lagen toe zoals in ArcGIS Online(zie figuur 1).  De Workforce app vormt dus ook een deel van uw ArcGIS platform waar u uw geodata (op server of ArcGIS Online) kan gebruiken en aanpassen.

Figuur 1: zelf configureerbare ‘Dispatcher map’ waar u zelf lagen aan kan toevoegen (hier met GGINO datamodel Aalst)

Als de administrator het project opent ziet hij de kaart die eerder is aangemaakt met eventueel eigen data en een lijst van de reeds bestaande taken (zie figuur 2). Hieraan kan de dispatcher nog nieuwe taken aan toevoegen via “+ Assignments” (rood omkaderd in figuur 2).

Figuur 2: Overview van de workforce bij het openen van een project

Wanneer de dispatcher een opdracht creëert kiest hij een opdracht type (“assignment type”) uit de op voorhand aangemaakte takenlijst. Daarna moet er een locatie worden bepaald waar deze taak moet worden uitgevoerd. Dit kan via een adres of door een eenvoudige klik op de kaart. Er kunnen ook meerdere locaties worden toegevoegd voor één opdracht. Daarnaast moet er ook nog een mobiel team worden aangeduid, het prioriteitsniveau van de opdracht en optioneel kan er een extra beschrijving en een foto bijgevoegd worden. De instellingen voor het aanmaken van een opdracht kan u zien in figuur 3.

Figuur 3: instellingen voor het aanmaken van een opdracht

De locatie van de taak wordt dus aangeduid op de kaart of aan de hand van een adres. Een andere manier om een opdracht aan te maken is op basis van een object, dit is één van de voordelen van het GGINO model. Om dit te doen wordt er eerst een object uit de kaart geselecteerd. Daarna wordt er via “create assignment” een opdracht aangemaakt (zie figuur 4) waar ook al de andere instellingen moeten worden ingevuld zoals bij de standaard procedure. Het is dus mogelijk aan te duiden welke bomen na stormschade moeten worden gesnoeid. Indien er meerdere objecten zijn waar dezelfde opdracht moet worden uitgevoerd kunnen deze gezamenlijk geselecteerd worden om hieraan de nodige opdracht te verbinden. Er zal wel voor elk object apart een opdracht worden aangemaakt die ook onder verschillende teams verdeeld kan worden.

Figuur 4: aanmaken van een opdracht op basis van het selecteren van één of meerdere beheerobjecten op de kaart

Wanneer de dispatcher verschillende opdrachten heeft aangemaakt en toegewezen komen deze in de opdrachtenlijst van de mobiele teams (enkel de opdrachten die aan een bepaald team zijn toegewezen). In dit voorbeeld gaat het dus om het snoeien van de 3 bomen geselecteerd in figuur 4. Als mobiele terreinmedewerker zie je via de Workforce app een oplijsting van al de voor jou toegewezen taken (figuur 5)

Figuur 5: opdrachtenlijst die een terreinmedewerker ziet bij het openen van de Worforce app

Elke opdracht kan afzonderlijk bekeken worden om zo de details hiervan te inspecteren. Mobiele teams kunnen ook de status van een opdracht veranderen als ze ermee starten, pauzeren of klaar zijn. Wanneer de terreinmedewerker bv op de eerste opdracht ‘bomen snoeien drukt krijgt hij alle details van de opdracht gepresenteerd zoals in figuur 6.

Figuur 6: scherm dat alle details van een specifieke opdracht weergeeft

Nadat de status van de opdracht is aangepast naar voltooid verdwijnt deze automatisch uit de opdrachtenlijst. De dispatcher behoudt ondertussen een volledig overzicht van alle opdrachten en de statussen hiervan zodat hij vanop afstand de werkzaamheden op het terrein kan volgen (zie figuur 7).

Figuur 7: overzicht van alle opdrachten en de status ervan

De Workforce for ArcGIS biedt dus de mogelijkheid om live taken toe te wijzen en de vooruitgang van werkzaamheden te monitoren.